Como registrar legalmente una empresa en Guatemala

Paso a Paso: Cómo registrar legalmente una empresa en Guatemala

Fecha de creación del artículo: 12 de septiembre de 2008.

El proceso de inscripción de una empresa en Guatemala es fácil, una vez que alguien nos oriente o leamos esta página en donde mi propósito es aclarar todas las dudas posibles de gente emprendedora pero que desconocemos todo o casi todo de dicho proceso.

Actualmente en muchas páginas encontrarás que es posible inscribir una empresa mediante un único formulario (en una ventanilla ágil) y que ahí te ahorrarás mucho tiempo, pero mejor opté por seguir los pasos tradicionales (un poquito más de vueltas, pero el aprendizaje que uno obtiene es mejor).

Esta página está dirigida a personas que no saben ni por dónde empezar para poder registrar legalmente una empresa en Guatemala. En mi caso yo no sabía ni por dónde empezar, así que preguntaba y preguntaba a muchas personas hasta que poco a poco fui ordenando todas las ideas que ellos me daban para poder plasmarlas en un papel (en este caso una página de internet) y así poder ayudar a más emprendedores que se encuentran en Guatemala para que su proceso de registro legal de su empresa en Guatemala sea lo más sencillo y ordenado posible.

No soy abogado, ni contador, ni economista. Así que no tienes de que preocuparte porque trataré la manera de explicar todo el proceso con palabras sencillas y de la vida cotidiana para que sea más fácil de entender.

Cualquier duda o comentario lo puedes hacer al final de este artículo y si es algo de lo que sé con mucho gusto te responderé para aclarar tus dudas o comentarios.

Tomar en cuenta que

1. Dentro de tu agenda deberás reservar por lo menos 1 hora u hora y media para cada trámite.

2. Es mejor ir a los lugares a donde se hacen los trámites a la hora que abren (8 am) porque no hay mucha gente a esa hora.

3. Si al momento de hacer un trámite te encuentras con alguien pesado o enojado, lo mejor que nos comportemos de manera educada porque en esos momentos uno depende de esa persona.

4. Llevar un lapicero o pluma negro por cualquier dato que hayamos olvidado rellenar en los formularios.

5. Para registrar tu empresa lo harás en 2 instituciones: Registro mercantil (7 av 7-61 zona 4, está como a 2 cuadras de la torre del reformador como yendo hacia la zona 1) y cualquier agencia de la SAT (hay muchas en el país)

6. No esperar que en el registro mercantil o agencias de la SAT las ventanillas estén rotuladas para los tipos de trámites que realizan. Así que no entres en pánico cuando entres y solo veas mucha gente y no saber ni en que ventanilla hacer cola.

7. El proceso llevará varios días (no consecutivos) así que toma en cuenta que tendrás que ir varios días a hacer trámites. Este artículo lo dividí en los días que necesitarás.

Día 1 (recoger formularios)

Dirigirse al registro mercantil a recoger el formulario para inscripción como comerciante individual y empresa individual (es el mismo formulario).

Este formulario se compra en cualquiera de las ventanillas de banrural que se encuentran dentro del registro mercantil. El costo es de Q. 2.00 (2 quetzales exactos).

Cuál es la diferencia entre comerciante individual y empresa individual?

Para que una persona cualquiera pueda comercializar productos y/o servicios dentro de Guatemala (comerciante individual) debe obtener un permiso el cual se llama: comerciante individual.

Una persona puede ser dueña de muchas empresas y cada empresa necesita un permiso para poder operar (vender servicios y/o productos) en Guatemala. Dicho permiso se denomina “Patente de comercio”. Llenar la casilla de empresa individual significa que obtendremos una “patente de comercio”.

Dirigirse a cualquier oficina de la SAT (yo prefiero la agencia que está en el centro comercial Atanasio Tzul) porque no llega mucha gente ahí. La agencia del obelisco siempre hay cola como de 30 personas.

Solicitar formulario de inscripción y actualización de RTU (registro tributario unificado) El objetivo de este formulario es que en el vas a decir cuál es la dirección física de tu local de tu tienda, la dirección física de tu residencia, los impuestos a los que te inscribirás (IVA, ISR, IETAP).

Los impuestos es lo que te cobra Guatemala por derecho a comercializar productos y/o servicios dentro de nuestro país. Es el precio que hay que pagar por poder hacer ventas legalmente dentro de nuestro país Guatemala.

Lo que a continuación es para emprendedores que están empezando con su empresa

Si estás empezando con tu empresa lo mejor es inscribirte como pequeño contribuyente. Por definición, el pequeño contribuyente es el que vende a lo máximo Q 60,000 en un año completo.

Si estás empezando con tu empresa lo mejor es inscribirte al régimen simplificado del 5% (en la casilla de IVA). Esto quiere decir que solamente pagarás el 5% del total de las ventas.

Por ejemplo si vendiste: Q10,000, deberás pagar a la SAT Q 10,000 * 0.05. De los Q 10,000 que vendiste Q500 son para la SAT.

Supuestamente esos Q500 la SAT los invierte en Guatemala.

La cantidad que le pagues a la SAT deberás hacerlo cada 3 meses en los meses de (abril, julio, octubre, enero)

Si te inscribes en este régimen del 5% solamente pagarás el 5% de las ventas. No pagarás ISR ni IETAP.

También se debe solicitar el formulario de habilitación de libros. Estos libros son los libros de compras, ventas, inventario y caja que toda empresa debe tener como mínimo.

Día 2 (entregar formulario en el registro mercantil)

Dirigirse al registro mercantil a dejar el formulario para inscripción como comerciante individual y empresa individual (es el mismo formulario).

En un folder tamaño oficio debes entregar:
1. Formulario lleno a máquina o a mano con tinta negra de inscripción de comerciante individual y empresa individual (el que fuiste a recoger el día uno ahí mismo al registro mercantil).

2. Fotocopia completa de tu cédula.

3. Balance general de inicio de operaciones firmado por un perito contador inscrito en la SAT. Este balance debe indicar el nombre comercial de tu empresa, propietario, capital inicial (mínimo debe ser Q2,000). Busca algún amigo perito contado que pueda hacerte este sencillo balance y así te puedas ahorrar este costo.

En cualquiera de la cajas de la 4 a la 7 hacer cola y decir que llegas a entregar el formulario para inscripción como comerciante individual y empresa individual. Enseñárselo a la persona que esté en la caja.

La persona te dará 2 recibos que tendrás que pagar en banrural (que se encuentran dentro del registro mercantil).

Vas a banrural, haces tú cola, pagas y regresas con la persona a la que le diste el folder tamaño oficio ya con los recibos pagados. El total que hay que pagar es de Q175 de los cuales Q75 para son para inscribirte como comerciante individual y Q100 para inscribir la empresa individual (la patente de comercio).

La persona de la caja del registro mercantil te dirá que regreses en 2 días hábiles que es el tiempo que tarda para inscribir una empresa en Guatemala.

Los 2 recibos te los devuelve la persona del registro mercantil que serán el comprobante que te servirán para recoger la patente el día que ella te diga.

Día 3 (te entregan la patente de comercio en el registro mercantil)

Debes asegurarte que llevas tu cédula antes de dirigirte al registro mercantil y un folder tamaño carta.

En cualquiera de la cajas de la 4 a la 7 haces cola y dices que llegas a recoger una patente de comercio. Entregas los 2 recibos que son los comprobantes que ya pagaste los Q175.

Te entregan la patente de comercio (al fín observas con mucha emoción y alegría la patente de comercio de tu empresa). Dicha patente de comercio debe tener timbres fiscales para que sea lega.

Bajas las gradas y te diriges al sótano del registro mercantil y pagas Q50 por timbres fiscales para la patente de comercio por patente de comercio de empresa individual.

Subes las gradas y te diriges a la ventanilla de información del registro mercantil para que ahí le peguen los timbres fiscales a la patente y le coloquen sello sobre los timbres fiscales). La ventanilla de información no está identificada, pero es la primera que está en la entrada del registro mercantil (no confundir con la ventanilla del registro de la propiedad intelectual). Si no la ubicas puedes preguntarle al policía.

Sacas fotocopia de tu patente (ya con los timbres y sello puesto) y te diriges con tu cédula de identificación a cualquiera de las cajas de la 4 a la 7 para razonar tu cedula. Razonar tu cédula significa que en la cédula escribirán que ya estás inscrito como comerciante individual.

Te dan un recibo, lo guardas porque es el recibo que te servirá para recoger tu cédula el día 4.
Razonar la cédula tarda 1 día hábil.

Día 4 (te entregan la cédula razonada y vas a cualquier agencia de la SAT para actualizar tu RTU)

Dirigirse al registro mercantil a recoger tu cédula razonada y recogerla en cualquiera de las cajas de la 4 a la 7.

Dirigirse a cualquier oficina de la SAT (yo prefiero la agencia que está en el centro comercial Atanasio Tzul) porque no llega mucha gente ahí. La agencia del obelisco siempre hay cola como de 30 personas.

Debes asegurarte que llevas lo siguiente a la agencia de la SAT: tu cédula original, tu patente de comercio original (con timbres y sellos), fotocopia de tu cédula y el formulario que llenaste previamente a máquina o a mano para actualizar tu RTU y formulario para la habilitación de libros de contabilidad.

Entregas 5 cosas que describí en las líneas de arriba a la persona de la caja de la SAT. Esperas a que la persona de la SAT actualice toda tu información en el sistema de la SAT.

La misma persona al terminar de actualizar tu información te entrega un recibo que tienes que ir a pagar al banrural. Lo que estás pagando son los libros de contabilidad que solicitas a la SAT tienen un costo. Q 0.50 por cada libro (50 centavos por cada libro)

Vas a pagar a banrural a pagar la cantidad de libros que solicitaste y regresas a la oficina de la SAT.

Al terminar este día ya estás inscrito en la SAT y con tus libros habilitados.

Bancasat (para impresión de tus facturas)

A la misma persona de la SAT le solicitas que te cree un contrato para poder ingresar a BANCASAT. Para que es este contrato? Este contrato es para que desde bancasat puedas autorizar quien será la imprenta autorizarada para imprimirte tus facturas.

Ellos te preguntan en que banco tienes cuentas monetarias para que así desde la página de internet de tu banco puedas ingresar a la sección de Bancasat y desde ahi autorizar a tu imprenta favorita.

Lo anterior significa que en la página de internet de tu banco favorito, hay una sección que se llama "bancasat" y desde ahi decides quien será tu imprenta.

Para crear el contrato de adhesion a BANCASAT los datos que se necesitan son: tu número de NIT, tu número de cédula o pasaporte, dirección de tu residencia y tu dirección de correo electrónico.

El contrato se crea en cuestion de segundos, te imprimen el contrato. Luego lo llevas a una agencia del banco que seleccionaste junto con: tu cédula original (o pasaporte), fotocopia de cédula (o pasaporte). En información al cliente de tu banco preguntas donde puedes dejar dicho "contrato de adhesión a Bancasat". Al día siguiente ya tendrás la sección de BANCASAT habilitada para poder autorizar a tu imprenta favorita.

Tienes que averiguar las imprentas autorizadas por la SAT para poder imprimir tus facturas. Imprimir las facturas tardará unos 3 o 4 días dependiendo de cuanto trabajo tenga la imprenta.

Para finalizar

Espero que este artículo sea de tu utilidad y que tu camino de emprendedor comience de la mejor manera.

Cualquier duda o comentario lo puedes hacer al final de este artículo en la sección de comentarios y si es algo de lo que sé con mucho gusto te responderé para aclarar tus dudas o comentarios.

Saludos cordiales de

Una persona emprendedora como tú.